Vnútorná smernica
k verejnému obstarávaniu
Obec Toporec
číslo: 01/2011

 
Vnútorná smernica
č. 01/2011

verejného obstarávateľa: Obec Toporec
k zadávaniu zákaziek s nízkymi hodnotami na dodanie tovarov, na
poskytnutie služieb a uskutočnenie
stavebných prác

Platnosť od:   1. apríla 2011 
Platnosť do:   doba neurčitá 

	Meno	Dátum	Podpis	
Vypracoval:
odborne spôsobilá osoba
pre verejné obstarávanie	Ing. Vladimír Margetaj	31. 03. 2011		
Schválil:
starosta obce	PhDr. Jozef Potanko	01.	04. 2011		

 
Súvisiace predpisy: 

-	Zákon NR  SR  č.  25/2006  Z.  z.  o verejnom  obstarávaní  a o zmenne  a doplnení  niektorých  zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon o verejnom obstarávaní“) 
-	Vyhláška  Úradu  pre  verejné  obstarávanie  č.  530/2009  Z.  z.  o oznámenia  používaných  vo  verejnom obstarávaní 

Informácia o zmenách:                                                                                           

-	ruší  sa  Vnútorná  smernica  č.  01/2010  k verejnému  obstarávaniu  zákaziek  s nízkymi  hodnotami  na  dodanie tovarov, na poskytnutie služieb a uskutočnenie stavebných prác.  

 OBSAH 

Článok I.    Úvodné ustanovenia
Článok II.  vymedzenie niektorých pojmov
Článok III.  špecifikácia zákaziek, na ktoré sa zákon o verejnom obstarávaní na podmienky verejného obstarávateľa obec toporec, toporec č. 66, 059 95 toporec, nevzťahuje
Článok IV.   postup pri zadávaní zákaziek s nízkymi hodnotami
Článok V. postup pri zadávaní zákaziek s nízkymi hodnotami, zjednodušeným postupom ako pri rokovacom konaní bez zverejnenia
Článok VI   postup ir zadávaní zákaziek s nízkmymi hodnotami podľa vnútornej smernice.
Článok VII.   spoločné a záverečné ustanovenia

 
Článok I.  
Úvodné ustanovenia
  
Verejným  obstarávaním  sú  pravidlá  a  postupy  podľa  zákona č.  25/2006  Z. z.  o verejnom  obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení  neskorších noviel (ďalej len „Zákon o verejnom obstarávaní“), ktorými  sa  zadávajú  zákazky  na  dodanie  tovaru,  zákazky  na  poskytnutie  služieb,  zákazky  na  uskutočnenie stavebných prác a súťaž návrhov. 
 
Obec  Toporec  –  ako  verejný  obstarávateľ  podľa  ust.  §  6  ods.1  písm. d)  Zákona o verejnom  obstarávaní,  použil  pre  vypracovanie  tejto  smernice,  upravujúcej  zadávanie  zákaziek s nízkymi  hodnotami,  možnosť  mu  danú  v zmysle  ustanovenia  §  102  ods.  1  Zákona  o verejnom obstarávaní, aby vynaložené náklady na obstaranie jednotlivých  predmetov zákaziek boli  primerané  ich kvalite  a cene.  Na  základe  uvedeného  boli  stanovené  finančné  a vecné  limity,  pri  ktorých  verejný obstarávateľ nebude vykonávať prieskum trhu. 

Menovaný  verejný  obstarávateľ  je  povinný  pri  zadávaní  zákaziek  uplatňovať  princípy  rovnakého zaobchádzania  a nediskriminácie  uchádzačov  alebo  záujemcov,  princípy  transparentnosti,  hospodárnosti a efektívnosti. Taktiež voči uchádzačom a záujemcom z členských štátov EÚ sa musia uplatniť rovnako výhodné podmienky  pri  zadávaní  zákaziek, ako  tie, ktoré  sa  uplatnia  voči  uchádzačom  a záujemcom z tretích krajín  pri vykonávaní Dohody o vládnom obstarávaní. 

Verejný obstarávateľ je povinný dodržať aj preňho relevantné právne predpisy, usmernenia zriaďovateľa, nadriadených orgánov a pod.. 
 
Verejný  obstarávateľ  je  povinný  zodpovedne  určiť  predpokladanú  hodnotu  zákazky,  ako  základ  pre zaradenie  zákazky  podľa  finančných  limitov  (zákazky  s  nízkymi  hodnotami,  podprahové  zákazky,  podlimitné zákazky, nadlimitné zákazky) a pre použitie príslušného postupu vo verejnom obstarávaní. 
Predpokladaná hodnota zákazky  (ďalej  len „PHZ“)  sa určuje ako cena bez DPH. PHZ musí vychádzať z ceny,  za  ktorú  sa obvykle  predáva  rovnaký  alebo porovnateľný  predmet zákazky  v čase,  keď  sa  oznámenie o vyhlásení verejného obstarávania alebo oznámenie použité ako výzva na súťaž posiela na uverejnenie. Ak sa uverejnenie takéhoto oznámenia nevyžaduje, PHZ musí vychádzať z ceny, za ktorú sa obvykle predáva rovnaký alebo porovnateľný predmet zákazky  v čase začatia postupu zadávania zákazky. 
Zákazku  nemožno  rozdeliť  ani  zvoliť  spôsob  určenia  jej  predpokladanej  hodnoty  s  cieľom  vyhnúť sa použitiu postupov zadávania zákazky podľa Zákona o verejnom obstarávaní. 
Do PHZ sa zahŕňa aj:  
a)	hodnota opakovaných plnení, ak sa plánujú zabezpečiť,  
b)	všetky formy opcií a všetky prípadné predĺženia zmluvy,  
c)	ceny a odmeny, ktoré sa poskytnú uchádzačom alebo účastníkom súťaže návrhov (ďalej len "účastník"),  
d)	predpokladaná hodnota tovaru alebo služieb, ktoré verejný obstarávateľ a obstarávateľ poskytne v súvislosti so zákazkou na uskutočnenie stavebných prác.  
Dodávka  tovaru  alebo  poskytnutie  služieb,  ktoré  nie  sú  nevyhnutné  na  splnenie  zmluvy  na  stavebné práce, sa nesmie zahrnúť do PHZ na uskutočnenie stavebných prác, ak by to malo za následok vyňatie takéhoto tovaru alebo takýchto služieb z pôsobnosti tohto zákona. 
Ak  je  stavebná  práca  alebo  služba  rozdelená  na  niekoľko  častí  v  rámci  zadávania  jednej  zákazky,  z ktorých  každá  bude predmetom samostatnej zmluvy,  PHZ sa určí  ako  súčet  predpokladaných  hodnôt  všetkých častí zákazky.  
Ak  je  dodávka tovaru  rozdelená na  niekoľko častí  v  rámci  zadávania jednej  zákazky,  z ktorých každá bude predmetom samostatnej zmluvy, PHZ sa určí ako súčet predpokladaných hodnôt všetkých častí zákazky.          
Ak  ide  o  lízing,  o  kúpu  tovaru  na  splátky  alebo  o  prenájom  tovaru  s  možnosťou  alebo  bez  možnosti odkúpenia, základom na určenie PHZ na dodanie tovaru je: 
a)	celková hodnota zákazky,  ak ide  o  zmluvu  uzavieranú na  určitý čas  rovnaký  alebo  kratší  ako  12  mesiacov,  
b)	celková hodnota zákazky vrátane odhadovanej zostatkovej hodnoty, ak ide o zmluvu uzavieranú na určitý čas dlhší ako 12 mesiacov,  
c)	48-násobok mesačnej platby, ak ide o zmluvu, ktorej lehota platnosti nie je pevne určená alebo sa nedá určiť. 
Ak ide o zákazku na dodanie tovaru alebo o zákazku na poskytnutie služby, ktorá sa pravidelne opakuje alebo obnovuje v dohodnutej lehote, PHZ sa určí: 
a)	z celkových skutočných nákladov rovnakého alebo porovnateľného tovaru alebo služieb, ktoré boli obstarané v predchádzajúcom kalendárnom roku alebo v predchádzajúcich 12 mesiacoch, upravených o očakávané zmeny v množstve alebo v hodnote v nasledujúcich 12 mesiacoch, alebo 
b)	z  celkovej  predpokladanej  hodnoty  tovaru  alebo  služieb  obstarávaných  v  priebehu  12  mesiacov  po  prvom plnení alebo počas platnosti zmluvy, ak je dlhšia ako 12 mesiacov. 
Do PHZ na poskytnutie služby sa zahrnie, ak ide 
a)	o poisťovacie služby, aj splatné poistné a ostatné formy odmien, 
b)	o  bankové služby  a iné  finančné  služby, aj  poplatky,  provízie, úroky  a  iné výdavky  súvisiace so službami  a ostatné formy odmien,  
c)	o súťaž návrhov, aj udelené ceny za návrhy a udelené odmeny účastníkom. 
Do PHZ na poskytnutie služby, ktorá neudáva celkovú cenu, ak ide o zmluvu uzavretú na určitý čas 
a)	rovnaký alebo kratší ako 48 mesiacov, sa zahrnie celková  PHZ počas platnosti zmluvy,  
b)	dlhší  ako  48  mesiacov  alebo  ak  ide  o  zmluvu  uzavretú  na  neurčitý čas,  sa  zahrnie  48-násobok  mesačnej platby. 
PHZ zahŕňajúca dodávku tovaru aj poskytnutie služby sa vypočíta ako celková hodnota tovaru a celková hodnota služby bez ohľadu na ich podiely. Do PHZ sa zahrnie aj cena montážnych a inštalačných činností. 
Predpokladaná  hodnota  rámcovej  dohody  alebo  dynamického  nákupného  systému  sa  určí  ako maximálna predpokladaná hodnota všetkých zákaziek, ktoré sa  predpokladajú počas platnosti rámcovej dohody alebo počas trvania dynamického nákupného systému. 

 Článok II.   
Vymedzenie niektorých pojmov

Obec Toporec, Toporec č. 66, 059 95 Toporec  je v zmysle § 6 ods.1 písm. d) Zákona o verejnom obstarávaní verejným obstarávateľom (ďalej len „ verejný obstarávateľ “). 

Uchádzač je fyzická osoba, právnická osoba alebo skupina takýchto osôb, ktorá na  trhu dodáva tovar, uskutočňuje stavebné práce alebo poskytuje službu a predložila ponuku. 
 
Záujemca  je fyzická osoba, právnická osoba, alebo skupina takýchto osôb, ktorá na trhu dodáva tovar, uskutočňuje stavebné  práce alebo  poskytuje  službu  a má  záujem  o účasť  v užšej  súťaži,  v rokovacom  konaní alebo v súťažnom dialógu alebo si vo verejnej súťaži prevzala súťažné podklady. 

Zákazka je  zmluva  s peňažným  plnením  uzavretá  medzi  jedným  alebo  viacerými  verejnými obstarávateľmi alebo obstarávateľmi na jednej strane a jedným alebo viacerými úspešnými uchádzačmi na strane druhej, ktorej predmetom je dodanie tovaru, uskutočnenie stavebných prác alebo poskytnutie služby.  

Zákazka na dodanie tovaru je zákazka, ktorej predmetom je kúpa, lízing, kúpa tovaru na splátku alebo prenájom tovaru s možnosťou alebo bez  možnosti odkúpenia; môže  zahŕňať  aj činnosti spojené s  umiestnením a montážou tovaru.  

Zákazka na uskutočnenie stavebných prác  je zákazka, ktorej predmetom je uskutočnenie stavebných prác alebo  vypracovanie  projektovej  dokumentácie  a uskutočnenie  stavebných  prác  súvisiacich  s niektorou z činnosti uvedených v prílohe č.1 Zákona o verejnom obstarávaní alebo uskutočnenie stavby. Stavba na účely Zákona o verejnom  obstarávaní je  výsledok  stavebných prác ako  celku,  ktorý spĺňa  ekonomickú funkciu  alebo 
technickú funkciu a uskutočnenie stavby zodpovedá požiadavkám verejného obstarávateľa alebo obstarávateľa. 

Zákazka na poskytnutie služby je zákazka, ktorej predmetom je poskytnutie služby uvedenej v  prílohe č.  2  alebo  3  Zákona  o verejnom  obstarávaní,  okrem  zákazky  na  dodanie  tovaru  a zákazky  na  uskutočnenie stavebných prác uvedených vyššie. Zákazka, ktorej predmetom je poskytnutie služby podľa prílohy č. 2 alebo č. 3 Zákona o verejnom  obstarávaní a ktorá zahŕňa ako  vedľajšiu činnosť stavebné práce podľa prílohy č. 1  Zákona o verejnom obstarávaní, sa považuje  za  zákazku na poskytnutie služby. Zákazka, ktorej predmetom je  dodanie tovaru aj  poskytnutie  služby  podľa príloh č. 2  a 3 Zákona  o verejnom  obstarávaní, sa považuje  za zákazku na poskytnutie služby, ak predpokladaná hodnota služby prevyšuje predpokladanú hodnotu tovaru. 

Zákazka s nízkou hodnotou zadávaná verejným obstarávateľom je, ak  predpokladaná  hodnota zákazky je nižšia: 
-	pre dodanie tovarov a poskytnutie služieb ako 10 000,- € bez DPH,
-	pre uskutočnenie stavebných prác ako 20 000,- € bez DPH, 
 
a to v priebehu kalendárneho roka  alebo  počas platnosti  zmluvy,  ak sa zmluva uzatvára na dlhšie obdobie ako jeden kalendárny rok. 
Verejné  obstarávanie  pre  podprahové,  podlimitné  a nadlimitné  zákazky  musí  zabezpečiť odborne  spôsobilá  osoba  pre  verejné  obstarávanie. Nakoľko verejný  obstarávateľ  nemá  vlastného zamestnanca  s takouto  odbornou  spôsobilosťou,  tak  prostredníctvom  spôsobilej  dodávateľskej  organizácie, pričom  odbornú  spoluprácu  počas  celého  procesu  verejného obstarávania zabezpečuje určený pracovník štatutárnym zástupcom verejného obstarávateľa. 
 
 Článok III.   
Špecifikácia zákaziek, na ktoré sa Zákon o verejnom obstarávaní na podmienky verejného obstarávateľa Obec Toporec, Toporec č. 66, 059 95 Toporec, nevzťahuje
 	Zákon o verejnom obstarávaní sa na podmienky verejného obstarávateľa Obec Toporec, Toporec č. 66, 059 95 Toporec nevzťahuje: 

a)	na  zákazku,  ktorej  hlavným  účelom  je  umožniť  verejnému  obstarávateľovi  poskytovanie  alebo  užívanie  verejnej  telekomunikačnej  siete  alebo  poskytovanie  jednej  alebo  viacerých  verejných  telekomunikačných služieb, v zmysle § 1 ods. 2 písm. a) Zákona o verejnom obstarávaní, 
b)	na  zákazku,  ak  sa  pri  jej  zadávaní  postupuje  podľa  osobitného  postupu  alebo  pravidiel  medzinárodnej organizácie, v zmysle § 1 ods. 2 písm. e) Zákona o verejnom obstarávaní, 
c)	na  nadobúdanie  alebo  nájom nehnuteľností a s tým  súvisiacich  práv  okrem finančných  služieb,  ktoré s tým súvisia, v zmysle § 1 ods. 2 písm. g) Zákona o verejnom obstarávaní, 
d)	na uzavretie pracovnej zmluvy, dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru alebo obdobného pracovného vzťahu, v  zmysle § 1 ods. 2 písm. l) Zákona o verejnom obstarávaní, 
e)	na  zákazku  na  poskytnutie  služby  inému  verejnému  obstarávateľovi  alebo  združeniu  verejných obstarávateľov na základe výlučného práva vyplývajúceho zo zákona alebo z rozhodnutia správneho orgánu, v zmysle § 1 ods. 2 písm. o) Zákona o verejnom obstarávaní, ani na podlimitnú zákazku, podprahovú zákazku a zákazku s nízkou hodnotou, ktorých predmetom je:  
-	činnosť znalca, tlmočníka  alebo prekladateľa  na  účely  občianskeho  súdneho konania,  trestného konania vrátane prípravného konania, správneho konania, rozhodcovského konania alebo iného obdobného konania, odborná  činnosť  právnickej  osoby  alebo  fyzickej  osoby  na  účely  trestného  konania  vrátane  prípravného konania  a odborná  činnosť  prizvanej osoby  na  účely  kontrolnej  činnosti  alebo na  účely  správneho  konania a odborná  činnosť  fyzickej  osoby  alebo  právnickej  osoby  na  účely  štátnej  expertízy  podľa  osobitného predpisu6aa), v zmysle § 1 ods. 3 písm. a) Zákona o verejnom obstarávaní, (6aa) § 10 ods.5 zák. è. 254/1998 Z. z. o verejných prácach v znení zák. č. 260/2007 Z .z.) 
-	nadobúdanie knižničných fondov, v zmysle § 1 ods. 3 písm. b) Zákona o verejnom obstarávaní. 
 
  Článok IV.  
Postup pri zadávaní zákaziek s nízkymi hodnotami

Pokiaľ použije verejný obstarávateľ postup  pri zadávaní zákaziek s nízkymi hodnotami v zmysle  § 102 Zákona o verejnom obstarávaní a nižšie stanovených finančných limitov, postupuje:  
a)	zjednodušeným postupom ako pri rokovacom konaní bez zverejnenia, 
b)	a podľa tejto smernice. 
Verejný obstarávateľ pri zadávaní zákazky s nízkou hodnotou postupuje tak, aby  vynaložené náklady na obstaranie predmetu zákazky boli primerané jeho kvalite a cene. 
    Článok V.  
Postup pri zadávaní zákaziek s nízkymi hodnotami,
zjednodušeným postupom ako pri rokovacom konaní bez zverejnenia

Verejný  obstarávateľ, využil možnosť  mu danú  v zmysle  ustanovenia §  102  ods.1  Zákona o verejnom obstarávaní a stanovil si nasledovné finančné limity, pri ktorých nebude vykonávať prieskum trhu , nakoľko vynaložené náklady na obstaranie predmetu zákazky nie sú primerané jeho kvalite a cene: 
-	finančný limit pre zákazky na dodanie tovarov : do  5 000,-  € bez DPH, 
-	finančný limit pre zákazky na poskytnutie  služieb  : do  5 000,-  € bez DPH, 
-	finančný limit pre zákazky na uskutočnenie  stavebných prác: do  10 000 ,- € bez DPH. 

V tomto prípade  verejný  obstarávateľ  použije  zjednodušený  postup  ako  pri  rokovacom  konaní bez  zverejnenia,  t.  j.  vyberie  si  potenciálneho  záujemcu  a rokuje  s ním  o podmienkach  zákazky,  najmä o technických, finančných a administratívnych podmienkach.  
Verejný obstarávateľ  môže  požiadať vybratého  záujemcu  o predloženie  nevyhnutných  dokladov, potrebných k  plneniu zmluvy. 
Pri zadávaní zákazky s nízkou hodnotou sa nevyžaduje písomná forma zmluvy okrem prípadov, ktorých to vyžaduje zákon (viď. § 102 ods. 5, resp. § 3 ods.5 Zákona o verejnom obstarávaní).  
Všetky doklady z verejného obstarávania zákazky s nízkou hodnotou  sa musia uchovávať päť rokov po uzavretí zmluvy. 
Verejný  obstarávateľ  v zmysle § 102 ods.3 Zákona o verejnom obstarávaní nie je povinný pri zadávaní zákazky s  nízkou hodnotou použiť elektronickú aukciu. 

Verejný obstarávateľ  je  povinný  zverejniť  raz  štvrťročne  na  webovom  sídle  verejného obstarávateľa alebo  v periodickej  tlači, prípadne inou formou zverejnenia súhrnnú  správu o zákazkách  s nízkou hodnotou s cenami vyššími ako 1 000,- €, v ktorej pre každú zákazku uvedie najmä: 
a)	hodnotu zákazky, 
b)	predmet zákazky, 
c)	identifikáciu úspešného uchádzača. 

 Článok VI.  
Postup pri zadávaní zákaziek s nízkymi hodnotami podľa Vnútornej smernice
 
Pokiaľ PHZ určená v zmysle § 5 Zákona o verejnom obstarávaní je: 
 
-	pre zákazky na dodanie tovarov: ≥ ako 5 000,- € bez DPH a zároveň ≤ 10 000,- € bez DPH (limit pre zákazky s  nízkymi hodnotami), 

-	pre zákazky na poskytnutie  služieb:  ≥ ako 5 000,- € bez DPH a zároveň ≤ 10 000,- € bez DPH (limit pre zákazky s  nízkymi hodnotami), 

-	pre zákazky na uskutočnenie  stavebných prác : ≥  ako 10 000,- € bez DPH a zároveň     ≤ 20 000,- € bez DPH (limit pre  zákazky s nízkymi hodnotami) 
 
verejný obstarávateľ bude postupovať nižšie uvedeným postupom verejného obstarávania. 
 
Verejný obstarávateľ v zastúpení štatutárneho zástupcu alebo povereného zodpovedného pracovníka, prípadne menovaných členov komisie uskutoční výber z potencionálnych záujemcov na základe informácií o predmete zákazky získaných  prieskumom trhu, pri  dodržaní zásady hospodárnosti pri vynakladaní  finančných prostriedkov  tak,  aby  vynaložené  náklady na  získanie zákazky boli  primerané  jeho kvalite a cene. Na zriadenie a prácu komisie platia ustanovenia § 40 Zákona o verejnom obstarávaní.  
 
Prieskum trhu uskutoční štatutárny zástupca alebo poverený zodpovedný pracovník, prípadne menovaní členovia komisie minimálne u troch vybratých oprávnených  potencionálnych záujemcov, ktorí  môžu  dodávať tovary,  poskytovať  služby  a uskutočňovať  stavebné práce. Majú požadované referencie, s ktorými  má  dobré  predchádzajúce skúsenosti a pod. Každý, kto sa zúčastní na príprave a vyhotovení súťažných podkladov, výzvy na  predloženie  ponuky  a pod.  je  povinný  zachovávať  mlčanlivosť  o ich  obsahu  až  do  dňa,  keď sa poskytnú uchádzačom alebo záujemcom. O tejto  skutočnosti  písomne  poskytne  verejnému  obstarávateľovi  Vyhlásenie o nestrannosti a dôvernosti spracúvaných informácií, v zmysle § 34 ods. 10 Zákona o verejnom obstarávaní.   

Štatutárny  zástupca  alebo  poverený  zodpovedný  pracovník,  prípadne  menovaní  členovia  komisie  si zvolia niektorý  z nasledujúcich  spôsobov  vykonania  prieskumu  trhu,  resp. ich  kombináciu  pri  dodržaní  zásady hospodárnosti pri vynakladaní finančných prostriedkov: 
-	telefonický prieskum, 
-	faxový, resp. mailový prieskum,  
-	písomná korešpondencia, 
-	prieskum  na  základe  cenníkov,  katalógov,  informačných  materiálov  z  výstav  a veľtrhov, akciových letákov, výstrižkov z časopisov a denníkov, informácií z osobného prieskumu alebo z webových stránok na internete a pod.. 
 
Pri  výbere  jedného  zo  spôsobov  vykonania  prieskumu  trhu  a v rámci  prieskumu  trhu  sa musí zohľadniť zásada hospodárnosti pri vynakladaní finančných prostriedkov na vykonaný prieskum, t. j.: 
-	náklady na vykonanie prieskumu trhu, 
-	očakávaný prínos v závislosti od predpokladanej hodnoty zákazky,  -  
-	celkovú cenu zákazky, vrátane dopravy, prípadnej množstevnej zľavy a pod., 
-	kvalitu,
-	záruku 
-	lehotu dodania, 
-	iné skutočnosti v závislosti od charakteru predmetu zákazky.   
 
Pokiaľ  verejný  obstarávateľ  písomne (doporučenou  listovou  zásielkou  na  doručenku,  faxom  alebo mailom)  vyzve  potencionálnych  záujemcov  na  predloženie  ponuky,  podľa  predmetu  zákazky,  bude Výzva  na predloženie ponuky obsahovať:  
-	môže  určiť  konkrétne  doklady,  ktoré  vyžaduje  na  preukázanie  splnenia  podmienok  účasti  vo verejnom obstarávaní, napr.:  
o	doklad o oprávnení dodávať tovar, uskutočňovať stavebné práce alebo poskytovať službu;  
o	doklady  preukazujúce  finančné  a ekonomické  postavenie  a technickú  alebo  odbornú spôsobilosť záujemcov 
-	určí kritériá na vyhodnotenie ponúk a pravidlá ich uplatnenia v zmysle § 35 Zákona o verejnom obstarávaní 
-	určí ďalšie podmienky a informácie, ktoré sú potrebné pre obstaranie predmetu zákazky, napr.: 
o	určenie predmetu zákazky s dostatočne podrobným opisom;  
o	miesto a lehotu na predkladanie ponúk;  
o	lehotu viazanosti ponúk;  
o	spôsob  komunikácie  s  kontaktnou  osobou  za  verejného  obstarávateľa  pre  celý  proces  verejného obstarávania;  
o	miesto a lehotu na dodanie tovaru alebo na poskytnutie služby alebo na uskutočnenie stavebných prác (predmetu zákazky) 
o	požiadavky na určenie ponukovej ceny a platobné podmienky; 
o	požiadavky na záruky predmetu zákazky;     
o	požiadavky na uzavretie prípadnej zmluvy s úspešným uchádzačom;      
o	požiadavky  a pokyny  na  vypracovanie  a predloženie  ponuky  –  (identifikačné  údaje  uchádzača,  návrh  na plnenie kritérií na vyhodnotenie ponúk, variantné riešenia, formu predloženia a doručenia ponuky a pod.);  
o	ďalšie administratívne informácie a pod..      
 
Pokiaľ niektorí z uchádzačov predloží ponuku osobne, pracovníčka podateľne, resp. poverený pracovník vystaví uchádzačovi Potvrdenie o prevzatí ponuky pri osobnom doručení. 

Z uskutočneného a vyhodnoteného prieskumu vyhotoví štatutárny zástupca alebo poverený zodpovedný pracovník,  prípadne  menovaní  členovia  komisie  Zápisnicu,  ktorá  bude  súčasťou  dokumentácie  z  verejného obstarávania. 
Zápisnica  z otvárania  ponúk,  z posúdenia  splnenia  podmienok  účasti  vo  verejnom  obstarávaní a z vyhodnotenia ponúk bude obsahovať najmä: 
-	označenie verejného obstarávania 
-	dátum,  hodinu  a miesto neverejného  otvárania  ponúk,  z posúdenia  splnenia  podmienok  účasti  vo  verejnom obstarávaní a z vyhodnotenia ponúk 
-	prítomní (štatutárny zástupca alebo poverený zodpovedný pracovník, prípadne menovaní členovia komisie) 
-	zoznam uchádzačov, ktorí predložili ponuku (obchodné mená a adresy)
-	návrhy na plnenie jednotlivých kritérií na vyhodnotenie ponúk jednotlivých uchádzačov 
-	texty s uvedením: 
o	spôsobu vyhlásenia verejného  obstarávania, prípadného  vysvetľovania  záujemcom a iné podstatné a dôležité informácie pre proces verejného obstarávania 
o	výsledku  posúdenia  splnenia  podmienok  účasti,  s označením  postupujúcich  do  vyhodnotenia a prípadných vylúčených uchádzačov s uvedením dôvodu ich vylúčenia
o	spôsobu vyhodnocovania ponúk, výsledku vyhodnotenia ponúk s  identifikáciou úspešného uchádzača  
o	poradia úspešnosti ponúk s odôvodnením ich umiestnenia 
o	informácie  pre  štatutárneho  zástupcu  verejného  obstarávateľa  a ďalších  potrebných krokoch v súvislosti s oznámením výsledku verejného obstarávania uchádzačom    
o	dátum  ukončenia  verejného  obstarávania  a podmienky  archivácie  Zápisnice  ako  súčasť dokumentácie z verejného obstarávania 
o	meno a podpis prítomných osôb    
 
Pokiaľ  ponuka  niektorého  z uchádzačov  bude  doručená  verejnému  obstarávateľovi  po  určenej  lehote  na predkladanie ponúk:  
-	pri písomnej korešpondencii a osobnom doručení, túto ponuku vráti verejný obstarávateľ uchádzačovi neotvorenú späť so sprievodným listom, 
-	pri  faxovom  alebo  mailovom  doručení,  na  takto  predloženú  ponuku už  nebude  prihliadať,  čo  písomne  alebo mailom oznámi uchádzačovi. 
 
V mene  verejného  obstarávateľa  -  štatutárny  zástupca,  podľa  formy  vykonaného  prieskumu  trhu (telefonicky, mailom alebo  písomne doporučenou listovou zásielkou  na doručenku), oznámi  výsledok verejného obstarávania – prieskumu trhu, ktorá bude súčasťou dokumentácie z verejného obstarávania. 
Oznámenie  o výsledku  verejného  obstarávania  –  prieskumu  trhu  (pre  faxový,  mailový a písomný prieskum) bude obsahovať najmä nasledovné údaje: 
-	identifikačné údaje verejného obstarávateľa 
-	identifikačné údaje uchádzača 
-	označenie predmetu zákazky a verejného obstarávania 
-	označenie splnenia / nesplnenia podmienok účasti vo verejnom obstarávaní 
-	označenie uchádzačov, ktorí nesplnili podmienky účasti a boli vylúčení z verejného obstarávania 
-	výsledok vyhodnotenia na základe kritérií na vyhodnotenie ponúk s určením poradia, pokiaľ¾ boli vyhodnocované viaceré ponuky 
-	identifikácia úspešného uchádzača s oznámením, že jeho ponuku prijíma 
-	identifikácia ostatných neúspešných uchádzačov  s určením ich poradia, s oznámením, že neuspeli a uvedením dôvodov  neprijatia  ich  ponuky,  vrátane  identifikácie  úspešného  uchádzača  s informáciou  o charakteristikách a výhodách prijatej  ponuky,  s uvedením lehoty, v ktorej môže  byť podaná  žiadosť o nápravu podľa §  136 ods.1 písm.f). 

Oznámenie  o vylúčení  z verejného  obstarávania (pre faxový, mailový a písomný  prieskum) bude obsahovať najmä nasledovné údaje: 
-	identifikačné údaje verejného obstarávateľa 
-	identifikačné údaje vylúčeného uchádzača 
-	označenie predmetu zákazky a verejného obstarávania 
-	označenie dôvodov nesplnenia podmienok účasti vo verejnom obstarávaní v predloženej ponuke 
-	rozhodnutie  o  vylúčení  z verejného  obstarávania  s uvedením  paragrafového  znenia  v zmysle  Zákona o verejnom obstarávaní 
-	poučenie o možnosti podať žiadosť o nápravu 

Verejný  obstarávateľ s úspešným uchádzačom uzavrie písomnú zmluvu (napr. kúpno-predajnú zmluvu, objednávku, mandátnu zmluvu, zmluvu o dielo a pod.)  v zmysle ustanovení Obchodného zákonníka v  prípadoch, kedy to vyžaduje zákon a predpisy verejného obstarávateľa. Inak zmluva nemusí byť v písomnej forme v zmysle § 102 ods.5, resp. § 3 ods.5 Zákona o verejnom obstarávaní.  

Všetky  doklady  z verejného  obstarávania  pri  zákazkách  s  nízkymi  hodnotami  sa  musia  evidovať  a uchovávať  päť  rokov  po  uzavretí  zmluvy.  Zodpovednosť  preberá  konkrétny  pracovník,  zodpovedný  za  dané verejné obstarávanie. 

 Článok VII. 
Spoločné a záverečné ustanovenia

1.	Táto smernica nadobúda účinnosť dňom 1. apríla 2011. 

2.	Prípadné zmeny v Zákone o verejnom obstarávaní, ktoré budú mať vplyv na túto  smernicu, budú premietnuté do novej smernice, prípadne bude táto smernica aktualizovaná dodatkom. 

3.	Starosta obce Toporec zabezpečí v rámci svojej pôsobnosti oboznámenie všetkých zamestnancov  s touto smernicou, jej uplatňovanie a dodržiavanie. 

 

							PhDr. Jozef Potanko
							    starosta obce